Politique de confidentialité et Données personnelles
Votre COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE collecte et traite vos données personnelles aux fins d’attribution des avantages distribués par le CSE, de gestion des inscriptions aux activités proposées, de gestion comptable et de traitement des règlements, ainsi que de communication relative à l'offre d’ASC par e-mail ou autre support.
A ce titre, le COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE met tout en oeuvre pour protéger les données personnelles que vous lui confiez et être en conformité avec les dispositions légales applicables, en particulier la loi 78-17 du 6 janvier 1978 dite Loi Informatique & Libertés et le Règlement du Parlement européen et du Conseil (UE 2016/679 du 27 avril 2016) dit RGPD.
Responsable du traitement
Le responsable du traitement est : le COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE – 28 RUE LAENNEC 69373 LYON CEDEX 08
Adresse de messagerie : ce-leonberard@lyon.unicancer.fr
Bases légales des traitements
Les Données Personnelles collectées et traitées par le CSE répondent aux finalités suivantes :
- Traitements opérés sur le fondement de l’intérêt légitime (exécution des missions du CSE en matière d’offre d’activités sociales et culturelles - ASC): Gestion des bénéficiaires; Gestion des demandes; Gestion des factures et des paiements; Gestion de la relation avec les bénéficiaires; Gestion des impayés; Gestion des réclamations
- Traitements opérés sur le fondement de la réponse à une obligation légale du CSE résultant de l'article L.2312-78 du Code du travail qui stipule que "le comité social et économique assure, contrôle ou participe à la gestion de toutes les activités sociales et culturelles établies dans l'entreprise prioritairement au bénéfice des salariés, de leur famille et des stagiaires, quel qu'en soit le mode de financement"
- Traitements opérés sur le fondement de ses obligations légales :
Prescriptions légales et réglementaires en particulier au regard de ses obligations sociales, fiscales; Gestion de l’exercice des droits des personnes concernées eu égard au traitement de leurs données personnelles
Pour le cas où un salarié retirerait son consentement au traitement de ses données personnelles, sa décision n’affectera pas le droit du CSE de traiter ses données quand un tel traitement est nécessaire pour exécuter ses obligations contractuelles à son égard et/ou dans la mesure où il est obligé de réaliser ce traitement de par la loi ou pour pouvoir défendre ses intérêts dans le cadre d’un contentieux, se prémunir contre la fraude ou les abus.
En aucun cas, le CSE ne traite les données personnelles des salariés et de sa famille pour des finalités autres que celles qui ont été énumérées ci-dessus.
Catégories de données traitées
Les données à caractère personnel que le CSE traitent sont les suivantes :
- Etat civil du salarié bénéficiaire : civilité, nom, prénom, date de naissance, matricule, date d’embauche, lieu de travail, service, catégorie (CDI, CDD), adresse professionnelle, n° téléphone professionnel, n° mobile professionnel, adresse e-mail professionnelle, adresse personnelle, n° de téléphone personnel, n° de téléphone mobile personnel, adresse e-mail personnelle
- Etat civil des ayants droit, conjoint et enfants (nom, prénom, date de naissance, sexe, à charge ou non à charge)
- Divers justificatifs peuvent être collectés : extrait d’acte de naissance ou copie des éléments du livret de famille justifiant de la filiation de l’enfant avec le salarié ou certificat d’adoption ; avis d'imposition du conjoint à l'adresse du salarié, PACS ou certificat de mariage
- Justificatif pour le calcul du quotient familial à fournir chaque année : avis d’imposition et revenus annuels du conjoint ; certificat de scolarité pour les enfants de plus de 16 ans (demandé chaque année pour le calcul des aides aux vacances enfants)
- BIC IBAN du compte bancaire du salarié pour les transactions financières entre le salarié et le CSE et mandat de prélèvement SEPA
- Factures, billets (pour les transports, concerts...) édités par l’organisme prestataire (dans le cadre de l'attribution du forfait loisirs)
- Pour l’activité voyages : Passeport, CNI, certificat de vaccination selon destination
- Pour les aides aux vacances enfants : facture du séjour et attestation de présence (colonies, classes vertes...)
Durées de conservation des catégories de données
- Données d’identification des bénéficiaires : tant que dure la présence du salarié dans l’effectif + 3 ans
- Données personnelles relatives aux activités pratiquées et aux aides accordées : 3 ans glissants + l’année en cours (afin de respecter le délai de prescription des cotisations et contributions sociales de l’URSSAF)
- Justificatifs dont avis d’imposition : 3 ans glissants plus l’année en cours ; ces documents justificatifs sont conservés sous forme numérique
- Justificatifs familiaux : 3 ans glissants + l'année en cours ; ces documents justificatifs sont conservés sous forme numérique
- Les documents demandés dans le cadre de l’activité voyage (passeport, CNI etc.) sont conservés un an
- Données comptables et factures fournisseurs : 10 ans.
Origine des données
Les données d’identification des salariés sont transmises par la DRH de l’entreprise à la demande du CSE (entrées/sorties mensuelles, liste des bénéficiaires pour les distributions à date).
Des données complémentaires ainsi que celles concernant les ayants droit et toutes les pièces justificatives sont communiquées au CSE par le salarié lui-même en appui à ses demandes de prestation (bulletin de paie pour ancienneté et matricule présenté par le salarié).
Destinataires des données
Les principaux destinataires des données sont les membres du bureau du CSE ainsi que l’équipe de permanents du CSE. Certaines données peuvent être transmises à certains fournisseurs sous la forme de listes de bénéficiaires ou de commandes (ANCV pour les chèques vacances, voyagistes, etc.).
Toutes les données transmises aux autres prestataires (billetterie, prestataires de tourisme, parc de loisirs, achats groupés, clubs de sport, soutien scolaire, garde d’enfant, etc.) sont en général transmises directement par les salariés eux-mêmes lors de leur inscription ou achat de prestation en ligne.
Tous ces fournisseurs sont responsables de traitement au sens RGPD du terme et ont à ce titre leur propre politique de protection des données personnelles que les bénéficiaires du COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE sont invités à consulter sur leur site internet.
Comment vos données sont-elles protégées ?
En tant que responsable de traitement, le COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément aux dispositions légales applicables, tant à lui-même en tant que responsable de traitement qu’à ses prestataires et partenaires, pour protéger les données personnelles des salariés et les documents qu'ils lui confient contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé.
Cookies
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Il n'existe que des cookies techniques : ces cookies sont indispensables au bon fonctionnement du site web et ne peuvent pas être désactivés.
Ils ne sont généralement activés qu'en réponse à des actions que vous effectuez et qui correspondent à une demande de services, comme la connexion ou le remplissage de formulaires.
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Cependant, si cette catégorie de cookies - qui ne stocke aucune donnée personnelle - est bloquée, certaines parties du site ne pourront pas fonctionner.
L’exercice de vos droits
Les droits d'accès, de rectification et les demandes d'effacement s'exercent auprès du COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (ce-leonberard@lyon.unicancer.fr). Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 vous disposez également des droits d’opposition suivants :
- Droit d'opposition à la collecte et au traitement de vos données personnelles. Le salarié a notamment la possibilité de ne pas communiquer ses revenus au CSE ; dans ce cas, il est informé que cela peut avoir des conséquences sur les conditions de délivrance par le CSE de la prestation souhaitée (contribution du salarié selon le barème le moins favorable, montant de l'aide aux vacances au minimum).
- Droit d'opposition à la réception de communication électronique de la part du COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE ; il s'exerce via un lien de désabonnement figurant en pied de page de chaque e-mail adressé. L’opposition ne couvre pas les mails envoyés automatiquement par le système (mail de réinitialisation de mots de passe, confirmation d'inscription, validation ou refus de demande, etc.).
- Droit à l’effacement des données ; dans ces conditions, le CSE pourrait être dans l’incapacité de gérer le compte du salarié et de lui délivrer les prestations souhaitées.
- Si le salarié estime, après avoir contacté le CSE, que ses droits relatifs à la confidentialité et à la protection de ses données personnelles ne sont pas respectés, il peut adresser une réclamation à la CNIL.
